Compliance ist die Beschreibung und Umsetzung gesetzlicher und unternehmenseigener Richtlinien, Gebote und Verbote. In größeren Unternehmen ist Compliance schon längere Zeit ein Thema und wird mit entsprechenden Programmen umgesetzt. Im Mittelstand führt es scheinbar noch einen Dornröschenschlaf und findet weniger Beachtung. IT-Compliance ist nur ein Teilaspekt der Compliance-Anforderungen der Unternehmen. Zur IT-Compliance gehören primär Datenaufbewahrung, Verfügbarkeit, Datenschutz und Informationssicherheit. Ein besonderer Punkt ist, nach den Anschlägen der Vergangenheit, das Anti-Terror-Screening nach offiziellen Listen. Unternehmen sollten wissen, ob es zweifelhafte Kontakte in Liefer- und Handelsketten gibt.

Mittelständische Unternehmen sollten sich mehr auf das Thema einlassen, denn gerade bei GmbHs und AGs sind die Geschäftsführer und Vorsitzenden persönlich für die Einhaltung haftbar und das Gesetz sieht recht hohe Geld- und auch Haftstrafen vor. Diese könnten dann existenzbedrohend werden.

Das YouAtNotes CRM möchte zukünftig mit dem Modul "YouAtNotes Compliance Assistant" einen Ansatz zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben der IT-Compliance im Bezug auf Anti-Terror-Maßnahmen bieten. Unter "Continue Reading" können Sie mehr dazu erfahren.


YouAtNotes CRM unterstützt Compliance Programme

„Compliance ist ein umfangreiches Thema, welches mit verschiedenen Mitteln gelöst werden kann. Die EDV unterstützt Firmen beispielweise mit Revisionssicherheit von geschäftlicher Korrespondenz, Verfügbarkeit und Kontrolle von Daten, oder eben auch bei der Überprüfung von Geschäftspartnern mit Anti-Terror-Listen. Mit dem YouAtNotes CRM soll zukünftig dieser letzte Aspekt der IT-Compliance umgesetzt werden können, um das Unternehmen bei der Einhaltung der Vorgaben zu unterstützen“, sagt Walfred Marzahn, Geschäftsführer bei YouAtNotes.
Mit der kommenden Version des CRM-Systems stellt YouAtNotes das Modul „YouAtNotes Compliance Assistant“ optional zur Verfügung, mit dem der Unternehmer in der Lage ist, alle seine Geschäftskontakte im CRM-System mit einer Terrorismus-Liste abzugleichen. So kann überprüft werden, ob Lieferketten geändert oder Handelspartner gewechselt werden müssen. Sollten die Behörden in Erfahrung bringen, dass mit Kontakte der Anti-Terror-Listen Handel getrieben wurde, stellt das einen Verstoß gegen das Außenwirtschaftsrecht dar und es drohen hohe, durchaus existenzbedrohende Geld- und auch Freiheitsstrafen von bis zu fünf Jahren.

Software hilft bei der Einhaltung

Der Abgleich der Kontakte im YouAtNotes CRM mit den Anti-Terror-Listen läuft einfach im Hintergrund. Das Modul scannt die Kontakte im System und kann auch bei Ähnlichkeiten in den Namen erkennen und mit in die Analyse aufnehmen. Die Ergebnisse des Scans werden in einem Bericht per E-Mail an den Compliance-Beauftragten des Unternehmens gesendet, dieser kann daraufhin weitere Maßnahmen einleiten. Auch bei der Neueingabe von Kontaktdaten in das CRM-System kann eine Benachrichtigung eingestellt werden, so dass von vorn herein weitere Aktionen mit diesem Kontakt geprüft und gegebenenfalls unterbunden werden. Standardmäßig ist die Anti-Terror-Liste des britischen Finanzministerium in das Modul eingestellt, bei Bedarf können auch andere Listen (EU-, UN- oder US-Liste) in das Modul aufgenommen werden.



Compliance bedeutet nicht höhere Kosten

Studien zu Folge zögern viele mittelständische Firmen ein Compliance Programm einzuführen, weil es als Bürokratieakt mit erhöhten Kosten für das Unternehmen gesehen wird. Diese Studien zeigen aber auch, dass die Kosten für Non-Compliance das bis zu 2,5-fache im Vergleich zu Compliance betragen. Unternehmer können Compliance also auch als Chance für neue Effizienz steigernde Investitionen sehen. So bietet das YouAtNotes CRM mit dem neuen Compliance Modul nicht nur die Sicherheit, dass Lieferketten und Handelspartner die richtigen Partner sind, sondern auch die Möglichkeit, alle Aspekte der Kundenbetreuung und Aktionen mit Lieferanten effizient zu lösen.

Weitere Informationen zur Veröffentlichung des "YouAtNotes Compliance Assistant" können Sie zum geplanten Release des neuen YouAtNotes CRM auf unserer Webseite finden. Sollten Sie jetzt schon fragen dazu haben wenden Sie sich gern an das YouAtNotes Team.